Faktor Perencanaan Dan Waktu

FAKTOR PERENCANAAN DAN WAKTU
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.
Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Tujuan.
2. Policy.
3. Prosedur.
4. Progress (kemajuan).
5. Program.
Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
1. Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
3. Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dan kondisi yang semakin tidak menentu, perusahaan dituntut untuk mempersiapkan diri secara matang. Perusahaan perlu melakukan perencanaan strategi, sebagai langkah awal untuk menyelenggarakan suatu manajemen strategi. Penyusunan perencanaan strategi tidak hanya difokuskan pada usaha target pangsa pasar atau volume penjualan yang akan dicapai dalam periode waktu tertentu. Akan tetapi, juga harus diperhitungkan perubahan-perubahan yang akan terjadi dalam kebijakan ekonomi makro yang dilakukan pemerintah. Karena itu, perusahaan mau tidak mau harus memiliki wawasan yang luas. Ia harus mampu memprediksi segala kemungkinan yang akan terjadi, terlebih perubahan teknologi informasi semakin canggih. Karena itu, perencanaan strategi harus dibuat fleksibel, tidak kaku, agar mampu menyesuaikan diri dengan segala kemungkinan yang tejadi.
Perencanaan merupakan pekerjaan setiap organisasi, sebelum mengorganisasi, memimpin atau mengendalikan operasinya. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir pada waktu rencana telah disetujui, rencana tersebut harus dilaksanakan. Pada waktu proses pelaksanaan dan pengendalian, rencana tersebut mungkin memerlukan modifikasi.
Akurat perkiraan waktu adalah penting untuk kemampuan manajemen proyek yang baik. Penting untuk mendapatkan waktu perkiraan yang tepat untuk dua alasan:
1. Waktu perkiraan mendorong pengaturan batas waktu untuk pengiriman dan perencanaan proyek, dan dengan itu akan berdampak pada orang lain penilaian Anda kehandalan dan kompetensi sebagai manajer proyek.
2. Waktu perkiraan sering menentukan harga kontrak dan karenanya profitabilitas kontrak / proyek dalam segi komersial.
Seringkali orang meremehkan jumlah waktu yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Hal ini benar terutama bila proyek tidak akrab dengan tugas untuk dilakukan. Kejadian tak terduga atau unscheduled prioritas tinggi bekerja tidak boleh dibawa ke dalam rekening. Manajer proyek juga sering tidak cukup untuk seluruh kompleksitas atau potensi kesalahan dan stuff up, terlibat dalam sebuah proyek. 2004-2006 di Stadion Wembley proyek di London yang sering digunakan sebagai contoh, meskipun ada orang lain yang tak kurang profil.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
Suatu aspek penting perencanaan adalah pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan adalah proses pengembangan dan pemilihan cara tindakan untuk memecahkan suatu masalah. Empat langkah pokok dalam perencanaan:
1 Establish a Goal or Set of Goals ; tentukan tujuan atau perangkat tujuan
2 Define the Present Situation ; definisikan tentukan situasi sekarang
3 Identify Aids and Barriers ; identifikasikan pendukung dan penghambat
4 Develop a Course of Action ; kembangkan rangkaian tindakan
Penetapan tujuan merupakan bagian tak terpisahkan dari perencanaan. Penentuan tujuan adalah langkah awal dalam perencanaan.