Tentang Microsoft Word
Oleh:Joko Triyono
Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kataPerangkat lunak pengolah kata (Bahasa Inggris: word processor) adalah suatu aplikasi komputer yang digunakan untuk produksi (termasuk penyusunan, penyuntingan, pemformatan, dan kadang pencetakan) segala jenis bahan yang dapat dicetak. Contoh perangkat lunak pengolah kata adalah Microsoft Word dan OpenOffice.org Writer
Perangkat lunak aplikasi adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung
(word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.
Sejarah 1981-1990
Banyak ide dan konsep Word diambil dari Bravos, pengolah kata berbasis grafik pertama yang dikembangkan di Xerox Palo Alto Research Center (PARC). Pencipta Bravo, Charles Simonyi, meninggalkan Xerox PARC dan pindah ke Microsoft pada 1981. Simonyi juga menggaet Richard Brodie dari PARC. Pada 1 Februari 1983, pengembangan Multi-Tool Word dimulai.
Setelah diberi nama baru Microsoft Word, Microsoft menerbitkan program ini pada 25 Oktober 1983 untuk IBM PC. Saat itu dunia pengolah kata dikuasai oleh WordPerfect dan juga WordStar.
Word memiliki konsep "What You See Is What You Get", atau WYSIWYG, dan merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC. Word juga banyak menggunakan tetikus yang saat itu tidak lazim sehingga mereka menawarkan paket Word-with-Mouse. Word processor berbasis DOS lain, seperti WordStar dan WordPerfect, menampilkan hanya teks dengan kode markup dan warna untuk menandai pemformatan cetak tebal, miring, dan sebagainya.
Word untuk Macintosh, meski memiliki banyak perbedaan tampilan dari versi DOS-nya, diprogram oleh Ken Shapiro dengan sedikit perbedaan dari kode sumber versi DOS, yang ditulis untuk layar tampilan resolusi tinggi dan printer laser, meskipun belum ada produk seperti itu yang beredar untuk publik. Setelah LisaWrite dan MacWrite, Microsoft pun mencoba untuk menambahkan fitur WYSIWYG ke dalam paket program Word for Macintosh. Setelah Word for Macintosh dirilis pada tahun 1985, program tersebut mendapatkan perhatian yang cukup luas dari masyarakat pengguna komputer. Microsoft tidak membuat versi Word 2.0 for Macintosh, untuk menyamakan versi dengan Word untuk sistem atau platform lainnya.
Versi selanjutnya dari Word for Macintosh, adalah Word 3.0, yang dirilis pada tahun 1987. Versi ini mencakup banyak peningkatan dan fitur baru tapi memiliki banyak bug. Dalam hanya beberapa bulan, Microsoft mengganti Word 3.0 dengan Word 3.01, yang jauh lebih stabil. Semua pengguna terdaftar dari Word 3.0 dikirimi surat yang berisi salinan Word 3.01 secara gratis, sehingga menjadikan hal ini kesalahan Microsoft paling mahal untuk ditebus pada waktu itu. Word 4.0, yang dirilis pada tahun 1989, merupakan versi yang sangat sukses dan juga stabil digunakan.
Tahun 1990-1995
Pada rentang tahun ini, Word for Windows diluncurkan. Versi pertama dari Word for Windows dirilis pada tahun 1989 dengan harga 500 Dolar Amerika Serikat. Dengan dirilisnya Microsoft Windows 3.0 pada tahun selanjutnya, penjualan pun akhirnya terdongkrak naik, mengingat Word for Windows 1.0 didesain untuk Windows 3.0 dan performanya sangat buruk jika dijalankan pada versi sebelumnya. Microsoft menunggu hingga merilis Word 2.0 untuk mengukuhkan Microsoft Word sebagai pemimpin pasar pengolah kata.
Tampilan area kerja mocrosoft word pada office 2003.
Microsoft Word merupakan salah satu paket program dari Microsoft Office yang
digunakan untuk mengolah kata. Pada saat menjalankan program Microsoft Word, maka
pada layar monitor akan muncul tampilan berikut:
Modus View
Mistar
Baris Judul
Status Bar
Scroll Bar Vertical
Scroll Bar Horizontal
Control Windows
Menu
Toolbar
Memulai Microsoft Word
Secara default, saat pertama kali menjalankan Microsoft Word, maka akan terbentuk
dokumen kosong yang diberi nama doc1. Pada dokumen tersebut dapat diketikkan naskah
yang akan Anda buat.
Untuk memulai Microsoft Word dapat melalui lima cara :
1. klik ganda icon program word pada desktop
2. klik shortcut menu word
3. klik office program bar pada menu start
4. klik nama dokumen/file word bila pernah mengetik dokumen dengan word
5. dengan windows explorer atau start menu find, cari file Microsoft Word atau
Winword(tipe file : application atau shortcut) kemudian klik ganda.
Pengoperasian Microsoft Word dapat melalui :
1. memilih menu pada Menu Bar
2. menekan tombol-tombol pada Toolbar
3. menekan Shortcut.
Untuk pemilihan menu dengan keyboard dapat digunakan tombol F10 yang diikuti
penggunaan tombol panah dan Enter, atau dengan menekan tombol Alt diikuti dengan
tombol huruf yang bergaris bawah pada menu dimaksud. Jika menggunakan mouse maka
gerakkan mouse pada menu yang dimaksud (ditandai dengan bentuk seperti tombol pada
menu yang terletak pada cursor), kemudian tekan tombol mouse kiri untuk menampilkan
isi menu tersebut.
Status bar menampilkan informasi mengenai dokumen yang sedang aktif, seperti nomor
halaman, nomor section, jumlah halaman, nomor baris, kolom, jarak baris dll.
Membuat File Baru
Untuk membuat file baru, Anda dapat memilih menu File-New atau tekan tombol
atau tekan shortcut Ctrl+N.
Penyimpanan File
Setelah dokumen selesai dibuat, dapat disimpan dengan memilih menu File-Save atau
tombol Toolbar atau tekan shortcut Ctrl+S. Setelah memilih menu tersebut
bilamana anda belum pernah menyimpan file anda sebelumnnya maka akan pada layar
akan muncul tampilan :
Masukkan nama file pada kolom File Name dan kemudian tekan Enter atau pilih tombol
Save. Nama file tersebut dapat terdiri maksimum 255 karakter, bisa menggunakan titik
atau spasi, tetapi tidak boleh menggunakan karakter * dan ?. Secara default, nama file
tersebut akan diberi extention .doc oleh Microsoft Word. Dapat juga anda menentukan
letak penyimpanan dengan memilih pada kotak dialog save in atau mengetikkan pada file
name beserta nama filenya.
Untuk membatalkan dapat menekan Escape atau tombol Cancel. Secara default, folder
tempat penyimpanan dokumen Anda adalah My Documents. Anda dapat mengubah
folder tersebut dengan memilih pilihan pada kolom Save In yang terletak di bagian atas
window. Jika diinginkan, Anda dapat membuat folder baru dengan menekan tombol .
Anda juga dapat menyimpan dokumen dengan format selain Microsoft Word yaitu
dengan memilih pada kolom Save as Type.
Membuka File
Untuk membuka dokumen yang ada, dapat memilih menu File-Open atau tekan tombol
toolbar atau tekan shortcut Ctrl+O. Maka akan muncul tampilan :
Pilihlah dokumen yang akan dibuka dan kemudian tekan tombol Open, atau jika daftar
tersebut terlalu banyak, maka dapat Anda ketikkan nama file (bisa hanya beberapa huruf
depan saja) kemudian pilihlah nama dokumen yang ingin anda gunakan.
Berikut untuk mencari file bilamana anda tidak dapat menemukan file yang anda
inginkan atau lupa dimana anda menyimpannya. Pilihlah Tools – Search.
Akan muncul kotak seperti gambar dibawah lalu ketikkan nama file yang anda inginkan
pada Search Text dan pilih Go.
Menyimpan File Dengan Nama Lain
Jika Anda telah menyimpan dokumen dan ingin menyimpannya lagi dengan nama yang
lain atau dengan format selain Microsoft Word, dapat dipilih menu File-Save As. Maka
akan muncul window yang sama persis dengan window save di atas.
Menutup File
Setelah Anda selesai mengetikkan dokumen dan telah disimpan, maka dokumen tersebut
dapat Anda tutup dengan memilih menu File-Close atau shortcut CTRL+F4 atau mengklik
simbol silang pada window.
Edit
Untuk memindahkan suatu bagian dokumen ke lain tempat, juga tidak perlu menghapus
dokumen lama kemudian mengetik ulang dokumen tersebut di tempat yang baru
melainkan dengan menduplikatnya atau memindahkan saja.
Menduplikat atau memindahkan dokumen tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Sorot bagian dokumen yang akan Anda duplikat/pindahkan. Penyorotan/memblok
dapat menggunakan mouse ataupun tombol keyboard :
• Kombinasi tombol SHIFT
o SHIFT+CTRL+Panah kiri : blok hingga awal kata
o SHIFT+CTRL+Panah kanan : blok hingga akhir kata
o SHIFT+HOME : blok hingga awal baris
o SHIFT+END : blok hingga akhir baris
o SHIFT+CTRL+HOME : blok hingga awal dokumen
o SHIFT+CTRL+END : blok hingga akhir dokumen
• EXT/modus extended selection
o Tekan tombol F8 dua kali : blok suatu kata
o Tekan tombol F8 tiga kali : blok suatu kalimat
o Tekan tombol F8 empat kali : blok suatu paragraph
o Tekan tombol F8 lima kali : blok section
o Tekan tombol F8 enam kali : blok seluruh dokumen
• Pointer mouse
o Klik ganda suatu kata : blok kata
o CTRL+klik suatu kalimat : blok kalimat
o Klik didepan baris saat pointer berbentuk anak panah : blok baris
o Drag didepan baris : blok sekelompok baris
o Klik ganda didepan baris dengan pointer panah : blok paragraph
o CTRL+klik didepan baris dengan pointer panah : blok seluruh dokumen
o ALT+klik pointer pada naskah : blok segiempat
o Untuk membatalkan blok, klik pointer di sembarang tempat.
2. Jika Anda bermaksud menduplikat dokumen, pilih menu Edit-Copy atau tekan tombol
atau tekan shortcut Ctrl+C.
3. Tetapi jika Anda hendak memindahkan dokumen, pilih menu Edit-Cut atau tekan
tombol atau tekan shortcut Ctrl+X.
4. Pindahkan cursor ke tempat yang baru, kemudian pilih menu Edit Paste atau tekan
tombol atau tekan shortcut Ctrl+V.
5. Jika Anda hendak memilih keseluruhan dokumen, dapat dilakukan tanpa harus
menggeser mouse atau menekan tombol panah pada keyboard. Cukup dengan memilih
menu Edit-Select All atau CTRL+A.
6. Jika Anda melakukan kesalahan dalam melakukan perubahan pada dokumen dan
berniat membatalkannya, dapat memilih menu Edit-Undo atau menekan tombol
atau shortcut Ctrl+Z. Tombol yang bergambar segitiga digunakan untuk menampilkan
daftar perubahan yang telah Anda buat, dan dapat dipilih sekaligus sehingga tidak perlu
menekan tombol tersebut berulang-ulang.
7. Untuk melaksanakan kembali perubahan yang telah dibatalkan, Anda dapat
melaksanakannya dengan memilih menu Edit-Redo atau menekan tombol atau
shortcut Ctrl+Y.
8. Untuk menemukan suatu teks tertentu pada dokumen, dapat digunakan fasilitas find
yang terdapat pada menu Edit-Find… atau tekan shortcut Ctrl-F. Jika menu tersebut
diaktifkan, maka pada layar akan tertampil sbb :
Pada kolom Find what dapat Anda ketikkan teks yang Anda cari, kemudian tekan tombol
Find Next. Jika teks yang Anda cari ditemukan, maka teks tersebut akan tampil dalam
keadaan terpilih (ter-blok).
9. Untuk mengganti suatu teks dengan teks yang lain, maka dapat Anda gunakan menu
Edit-Replace… atau shortcut Ctrl-H atau jika Anda sudah berada pada tampilan Find di
atas, dapat langsung tekan pada bagian Replace. Tampilan pada menu Replace ini ialah :
Masukkan kata yang akan diganti pada kolom Find What dan ketikkan kata penggantinya
pada Replace With. Kemudian dapat ditekan tombol Find Next. Jika teks yang akan
diganti ditemukan, maka teks tersebut akan ditampilkan dalam keadaan terpilih (terblok),
dan tentukan apakah akan mengubah teks tersebut atau tidak, atau bahkan
mengubah semua teks pada seluruh dokumen. Jika hanya mengubah teks yang terpilih
saja, maka dapat ditekan tombol Replace, tetapi jika diinginkan mengubah seluruh teks
pada dokumen tanpa konfirmasi lagi, dapat ditekan tombol Replace All.
10. Untuk menuju halaman tertentu, dapat dipilih menu Edit-Go To… atau tekan shortcut
Ctrl-G. Tampilan pada menu ini ialah :
Nomor halaman yang kita tuju dapat diketikkan pada bagian Enter Page Number,
kemudian tekan tombol Next.
Selain digunakan untuk menuju halaman tertentu, menu Go To ini juga dapat digunakan
untuk menuju nomor section, baris, footnote, endnote dll dengan cara memilih pada
bagian Go To What.
Mengaktifkan / Me-non-aktifkan Toolbar dan Ruler
Toolbar yang akan diaktifkan atau di-non-aktifkan dapat dipilih pada menu View-Toolbar
atau Tools - Customize - tab Toolbars kemudian memilih katagori perintah di kotak daftar
kategori. Atau cara lain adalah:
• Menu Tools – Customize – tab Commands
• Pilih kategori pada kolom sebelah kiri
• Seret pilihan perintah yang akan dibuat icon pada lokasi yang diinginkan.
Mengembalikan toolbar ke keadaan semula dengan memilih menu View – Toolbars. Pilih
toolbar yang akan dikembalikan ke keadaan semula kemudian klik tombol reset.
Untuk mengaktifkan atau me-non-aktifkan ruler, dapat Anda pilih menu View-Ruler
Mengubah Tampilan Dokumen
Pengaturan tampilan layer digunakan untuk mengatur mistar vertical, scroll bar
horizontal, status bar, dsb dilakukan dengan cara memilih menu Tools – Options – tab
View. Selain itu, ada pula modus view atau bentuk tampilan layar dengan 4 pilihan :
• Normal View – tampilan standar word. Normal View digunakan untuk
mengetik, mengubah dan memformat teks secara umum. Pada Normal
View, format teks terlihat dan tampilan pada layar sederhana sehingga
mudah digunakan untuk mengetik atau mengubah secara cepat
• Web Layout View – untuk menghubungkan dengan halaman web internet
• Print Layout View – tampilan hasil cetakan. digunakan untuk melihat
tampilan dokumen sesuai dengan kertas yang digunakan. Jadi yang
tertampil akan sama dengan yang tercetak jika dokumen tersebut dicetak
dengan printer. Tampilan ini berguna untuk mengubah header dan footers,
mengatur margin, membuat kolom, menampilkan gambar dll
• Outline View – tampilan naskah beserta bagan atau hirarkhi teks. Outline
View menyebabkan struktur dokumen mudah dilihat dan juga mudah jika
dilakukan pemindahan, penduplikatan serta pengaturan letak teks. Hal ini
dilakukan hanya dengan mengatur heading. Pada Outline View ini, juga
dapat dengan mudah mengatur tampilan, apakah hanya ditampilkan
heading utama, kedua, ketiga dst, atau ditampilkan semua teks.
• Print preview – menunjukkan bentuk dokumen bila dicetak
• Reading layout
Pengubahan ini dilakukan dengan memilih menu View dan diikuti dengan tampilan yang
diinginkan atau dengan menekan tombol yang terletak pada bagian bawah window, di
samping kiri horizontal scrollbar.
Memformat Dokumen
Mengatur Margin dan Ukuran Kertas
Untuk mengatur margin dokumen dan ukuran kertas, dapat dipilih menu File-Page Setup
Pada bagian margin, Anda dapat mengatur margin atas, bawah, kiri, kanan kertas, juga
beserta jarak header dan footer. Pada pilihan Apply To, Anda dapat menentukan apakah
margin tersebut berlaku untuk keseluruhan dokumen (Whole Document), atau hanya
berlaku mulai dari posisi cursor ke bawah (This Point Forward). Pada pilihan Multiple
Pages terdapat empat pilihan untuk membantu dalam pengaturan bentuk dokumen sesuai
kebutuhan, antara lain :
• Normal : tampilan normal
• Mirror Margin : digunakan jika hendak membuat dokumen yang
bersebelahan antara halaman genap dengan ganjil.
• 2 Pages per Set : mengatur agar satu halaman kertas dibagi 2 atas bawah
sebagai halaman yang berbeda
• Book Fold : sebagai tampilan buku yang butuh untuk membagi kertas
kanan dan kiri
Tombol Default… digunakan untuk menyimpan semua pengaturan yang telah dibuat
menjadi aturan default Microsoft Word sehingga setiap Anda membuat dokumen yang
baru, maka dokumen tersebut mempunyai format margin dan ukuran kertas sesuai dengan
aturan Anda.
Secara default, satuan ukuran yang digunakan oleh Microsoft Word ialah Inch, tetapi
Anda dapat mengubahnya menjadi cm atau satuan lain seperti points, picas dengan
mengatur option pada menu Tools-Options… dan pilih tab General
Ubahlah Measurement Units sesuai dengan keinginan
Untuk mengubah ukuran kertas, maka dapat dipilih tab Paper :
Pada window ini telah disediakan berbagai ukuran kertas yang standar atau yang biasaya
digunakan. Jika tidak terdapat ukuran kertas yang sesuai pada daftar Paper size, maka
Anda dapat mengetikkan sendiri panjang dan tinggi kertas. Juga dapat diatur pencetakan
kertas apakah akan dicetak tegak (Portrait) atau mendatar (Landscape).
Pada tab Layout digunakan untuk mengatur Section Start (pembagian format dokumen),
pemakaian header&footer tiap halaman dengan berbagai pilihan.
Mengatur Paragraf
Anda dapat mengatur paragraf yang Anda buat dengan memilih menu Format-
Paragraph.
Pilihan AlignmentI digunakan untuk mengatur perataan paragraph dengan pilihan rata
tengah, kiri, kanan atau keduanya kanan dan kiri. Selain dengan menu ini, pengaturan
perataan paragraf dapat dilakukan dengan menekan tombol Toolbar .
Identation dapat dilakukan dengan langsung menggeser batas indent pada ruler atau
mengetik batas kanan dan kirinya pada Indentation. Special berisi pilihan hubungan
perataan baris pertama dengan baris selanjutnya pada sebuah paragraph.
Selain itu terdapat pengaturan jarak baris (Line spacing) untuk mengatur jarak tiap baris.
Sedangkan pada Spacing digunakan untuk mengatur jarak tiap baris sebelum dan setelah
paragraph.
Style
Style digunakan untuk menyimpan format tampilan pada naskah sehingga dapat
digunakan pada naskah lainnya. Format tampilan seperti huruf dan paragraph. Untuk
membuat style baru dapat digunakan menu Format-Styles and Formatting
Untuk mendefinisikan style baru, bisa menekan tombol New…, sedangkan jika ingin
mengubah style yang sudah ada, digunakan tombol Modify…
Beri nama style yang baru dan pilih tipe style, style paragraf atau huruf. Dan untuk
mengubah format tersebut (huruf, paragraf dll), bisa menggunakan tombol Format
kemudian pilih bagian yang akan diubah.
Tabulasi
Untuk mengatur tabulasi, dapat memilih menu Format-Tabs atau Format – Paragraph –
tab Indents and Spacing – Tabs atau klik pointer mouse pada ruler
Untuk mengatur posisi tabulasi yang diinginkan dengan cara mengetikkan jarak pada Tab
Stop Position dan kemudian menekan tombol Set. Juga dapat ditentukan alignment teks
yang terletak diantara tabulasi tersebut apakah rata kiri, kanan, tengah, dll. Jika
diinginkan karakter pengisi diantara dua tabulasi (misal, garis putus-putus, titik dll), maka
dapat dipilih karakter yang diinginkan tersebut pada Leader.
Selain dengan menu ini, untuk menentukan tabulasi dapat langsung menekan ruler pada
posisi yang diinginkan, maka akan terbentuk batas-batas tabulasi sesuai dengan
alignment-nya.
Untuk mengubah alignment tabulasi, dapat dilakukan dengan menekan tombol di sebelah
kiri ruler. .
Menghapus tabulasi : dengan melakukan drag & drop pada tanda tab dan menariknya
kebawah atau pilihan Clear pada kotak dialog tabs.
Mengatur Huruf
Untuk mengatur huruf yang Anda pakai pada teks dengan memilih menu Format-Font.
Ada tiga pilihan tab pada menu tersebut :
• Font : untuk mengganti bentuk atau jenis huruf, ukuran, warna, efek font dan
garis bawah.
o Font – mengatur jenis huruf
o Font Style – mengatur huruf agar memiliki style normal, tebal, miring,
atau tebal dan miring
o Size - mengatur ukuran huruf
o Font Color - warna huruf
o Underline Style – mengatur bentuk garis bawah
o Underline Color – menentukan warna garis bawah
o Effects – Strikethrough (coret tengah), Double Strikethrough (coret tengah
dua kali), Superscript (2 2), Subscript (2 2), Shadow (shadow),
Outline ( ), Emboss (e eemmb bbo oos sss ss), Engrave (e een nng ggr rra aav vve ee), Smallcaps
(SMALLCAPS), All Caps (ALL CAPS), Hidden ( ).
Selain dengan memilih menu, Anda juga dapat mengatur jenis, ukuran dan
style huruf dengan menekan tombol Toolbar (mengatur
jenis huruf) (mengatur ukuran huruf) (mencetak dengan huruf tebal)
(untuk mencetak miring) (untuk mencetak dengan garis bawah)
(mengatur warna huruf).
• Character Spacing : pengaturan spasi karakter
Spacing : untuk mengatur spasi karakter (normal, expanded – spasi renggang,
condensed – spasi rapat)
Scale : memperbesar/memperkecil skala font
Position : untuk pergeseran vertical (normal, raised – posisi naik, lowered – posisi
turun). Besar pergeseran default adalah 3 point.
Kerning for Fonts : untuk mengurangi jarak antara sepasang huruf dengan
memanfaatkan lekuk atau bentuk huruf.
• Text Effects : menambah efek animasi font
Drop cap
Untuk menampilkan huruf atau kata pertama dalam paragraph agar menjadi besar dan
mencolok. Dengan memilih menu Format-Drop Cap…
Pilihlah paragraph yang akan diberi drop cap (bilaman yang akan ditampilkan seluruh
kata pertama maka bloklah kata itu terlebih dahulu).
• None : membatalkan drop cap
• Dropped : membuat drop cap rata dengan margin kiri
• In Margin : membuat drop cap rata dalam margin kiri
• Font : mengganti jenis huruf dari drop cap yang dibuat
• Lines to Drop : menentukan berapa baris tinggi drop cap
• Distance from Text : menentukan jarak drop cap daari teks
Change Case
Pada menu Format-Change Case digunakan untuk mengubah huruf besar dan kecil.
• Sentence Case
• Lowercase – mengubah seluruh teks yang dipilih menjadi huruf kecil
• Uppercase – menggubah seluruh teks yang dipilih menjadi huruf besar
• Tittle Case – mengubah setiap huruf pertama tiap kata menjadi huruf besar dan
huruf selanjutnya huruf kecil
• Toggle Case – mengubah huruf pertama dalam kata menjadi huruf kecil dan
membesarkan huruf berikutnya.
Bullets and Numbering
Untuk memberi penomoran secara otomatis dengan symbol, huruf atau angka dengan
memilih menu format – bullets and numbering.
Bulleted – untuk membuat daftar berbutir, Numbered – membuat daftar bernomor.
Outline Numbered – membuat daftar bertingkat atau bagan (tombol TAB digunakan
untuk melanjutkan penomoran ke level berikutnya/turun satu level sebaliknya
SHIFT+TAB untuk menaikkan satu level). Untuk memberi penomoran yang berbeda
pada tiap baris tab Outline Numbered dapat juga memilih Customize bila tidak terdapat
pilihan bentukyang diinginkan lalu pilih Ok.
Menyisipkan Nomor Halaman
Anda dapat memberi nomor halaman pada dokumen yang Anda buat dengan memilih
menu Insert-Page Number.
Nomor halaman tersebut dapat Anda atur letaknya apakah di atas atau bawah halaman, di
sebelah kiri, kanan atau tengah. Jika diinginkan untuk memberi nomor halaman pada
halaman pertama, maka Show Number on First Page harus terpilih.
Untuk mengubah awal nomor halaman atau memberi nomor halaman tertentu pada
halaman, mengubah penomoran (misal menggunakan huruf romawi, abjad dll), dapat
menekan tombol Format…
Menyisipkan Tanggal dan Waktu
Anda dapat menyisipkan tanggal dan waktu saat pembuatan dokumen pada dokumen
yang sedang Anda buat dengan memilih Insert-Date and Time.
Menyisipkan Karakter Khusus
Untuk menyisipkan karakter khusus yang tidak terdapat pada tombol keyboard, dapat
dipilih menu Insert-Symbol. Tab Symbols untuk mancari lambang dan Special Character
untuk karakter khusus.
Jika ternyata karakter yang Anda cari tidak terdapat pada window di atas, dapat Anda
coba untuk mencarinya pada font lain dengan mengubah daftar Font.
Menyisipkan Gambar
Pada Microsoft Word disediakan fasilitas untuk menyisipkan gambar pada dokumen yang
sedang Anda buat, yaitu dengan memilih menu Insert-Picture. Pada menu tersebut masih
terbagi lagi menjadi jenis gambar yang akan disisipkan yaitu apakah berupa Insert-
Picture-ClipArt Galery atau Insert-Picture-Clipart (Clip Art), Insert-Picture-from File
(file gambar), AutoShape, WordArt atau Chart.
Clip Art ialah file gambar yang mempunyai tipe Windows Metafile (.WMF). Secara
default, Microsoft Word menyediakan beberapa Clip Art yang dapat Anda pakai.
Jenis file gambar yang dapat dimasukkan ke Microsoft Word ada beberapa macam seperti
.JPG, .GIF, .PCX, .EMF, .WMF, .BMP, .PNG, .TIF dll.
AutoShape ialah bentuk-bentuk tertentu yang telah disediakan oleh Microsoft Word.
Untuk menjalankan AutoShape dapat menggunakan Toolbar Drawing. Jika Toolbar
26
Bab 2. Memformat Dokumen Page 27 of 52
Drawing belum aktif, aktifkan terlebih dahulu dengan menu View-Toolbars-Drawing atau
dengan menekan tombol Toolbar
WordArt ialah bentuk-bentuk huruf yang sudah ditentukan oleh Microsoft Word dan
dapat Anda pergunakan untuk memperindah dokumen Anda. WordArt ini juga dapat
diaktifkan dari Toolbar Drawing.
Chart ialah grafik yang dihasilkan dari data berupa angka yang terletak pada spreadsheet.
Chart ini dihasilkan oleh program Microsoft Graph. Untuk menampilkan Chart, selain
dengan menu Insert-Picture, dapat pula dengan menu Insert-Object kemudian memilih
Microsoft Graph
Menyisipkan File
Anda dapat menyisipkan file dokumen lain pada dokumen yang sedang Anda buat
dengan memilih menu Insert-File.
Jika tipe file yang akan Anda sisipkan bukan dokumen Microsoft Word, maka dapat
Anda ubah daftar Files of type sesuai dengan tipe file yang akan Anda sisipkan.
Menggambar Bentuk-bentuk Tertentu
Anda dapat dengan mudah menggambar bentuk-bentuk tertentu seperti garis, lingkaran,
persegi, oval dll dengan mengaktifkan Toolbar Drawing melalui menu View-Toolbars-
Drawing atau menekan tombol Toolbar .
Untuk menggambar atau membuat obyek dan efek gambar maupun teks. Fasilitas ini
akan ditampilkan dalam toolbar drawing dengan memilih menu insert-picture-autoshapes
atau dengan menekan button drawing pada standar toolbar.
Toolbar drawing berisi macam macam tools dengan fungsi :
• Draw , digunakan untuk mengelompokan , mengatur posisi, memutar,
dan mengganti obyek dengan berbagai obyek lainya; yang termasuk
draw adalah :
o Order, untuk mengatur posisi obyek terhadap obyek lainya.
o Nudge, untuk menggeser obyek.
o Align or distribute , untuk mengatur perataan obyek terhadap
halaman atau lembar kerja.
o Rotate or flip , untuk memutar atau membalik obyek..
o Change autoshapes, untuk mengganti bentuk obyek yang sudah
ada.
• Select obyek, untuk memilih obyek yang berdampingan.
• Free rotate, memutar obyek sesuai keinginan.
• Autoshapes, untuk memilih berbagai gambar yang telah disediakan ,
misalnya : lines, untuk menggambar berbagai bentuk garis;
basicshapes, untuk menggambar berbagai bentuk obyek dasar; callout,
untuk mengambar berbagai bentuk bingkai table ; dan sebagainya.
• Line, untuk menggambar garis lurus.
• Arrow, untuk menggambar anak panah.
• Rectangle, untuk menggambar persegi / kotak.
• Oval, untuk menggambar elips / lingkaran.
• Text box,untuk membuat teks dalam kotak atau bingkai.
• Word art, untuk membuat teks dengan berbagai efek.
• Insert clip art, untuk menyisipkan gambar clip.
• Fill color, untuk mewarnai obyek yang berbentuk.
• Line color, untuk menentukan warna garis.
• Font color, untuk mewarnai teks.
• Line style, untuk memilih jenis garis.
• Dash style, untuk memilih bentuk tanda garis.
• Arrow style, untuk memilih jenis anak panah.
• Shadow, untuk memilih efek bayangan obyek.
• 3-D, untuk memilih bentuk obyek 3 dimensi.
Pada Toolbar Drawing tersebut terdapat beberapa bentuk seperti garis, panah,
oval/lingkaran, text box yang dapat Anda gunakan untuk menggambar diagram-diagram
sederhana. Untuk bentuk-bentuk lain dapat Anda gunakan AutoShapes, dan untuk bentuk
huruf-huruf dapat Anda gunakan WordArt.
Bentuk-bentuk tersebut dapat Anda beri warna, ubah ketebalan garis, arah anak panah,
memberi bayangan, bahkan membuatnya menjadi bentuk tiga dimensi secara mudah
dengan menekan tombol-tombol Toolbar Drawing tersebut.
Ada beberapa hal yang dapat diatur yaitu peletakan gambar pada teks. Gambar dapat
diletakkan sebagai bagian dari teks atau dapat diletakkan sebagai obyek yang berbeda
dari teks. Jika gambar diletakkan sebagai obyek yang berbeda, maka letak gambar
tersebut dapat berada di atas teks (menumpuk pada teks), di sekeliling teks dll.
Pada tab layout di atas digunakan untuk menentukan letak gambar pada kotak gambar
yang tersedia.
Jika dipilih gambar sebagai obyek tersendiri, maka Anda dapat mengatur peletakan
gambar tersebut terhadap teks, apakah menumpuk pada teks, atau terkelilingi oleh teks dll
dengan memilih tab Layout – Wrapping Style.
Border and shading digunakan untuk memberi garis batas dan pola kelabu/raster dengan
cara memilih menu Format – Borders and Shading atau pada toolbar klik button Tables
and Borders.
• Borders
o Setting : menentukan jenis bingkai (none – meniadakan bingkai, box –
memberi kotak, shadow – berder dengan bayangan, 3-D – bingkai tiga
dimensi)
o Style : memilih bentuk/ pola garis
o Color : memilih warna garis
o Width : memilih ukuran garis
o Preview : menentukan bingkai secara bebas
o Option : menentukan jarak antara garis dan teks yang diberi bingkai
• Shading – terdapat pilihan Fill (memilih warna latar belakang bingkai) dan
Pattern (memilih pola arsiran)
• Page Border – halaman dokumen yang diberi bingkai
2.15. Menyisipkan Header dan Footer
Untuk menyisipkan header ataupun footer pada dokumen yang sedang Anda buat dengan
memilih menu View-Header and Footer. Setelah menu tersebut terpilih, maka posisi
cursor pada dokumen Anda akan menuju ke bagian header dan akan tampil Toolbar
Header beserta box untuk header dan footer.
Anda dapat mengetikkan header yang Anda inginkan atau dapat menyisipkan nomor
halaman, jumlah halaman, tanggal, waktu dengan menekan tombol pada Toolbar Header
tersebut .
Menyisipkan Footnote
Untuk menyisipkan catatan kaki (footnote) pada dokumen Anda dengan memilih menu
Insert-Reference-Footnote.
Selain footnote, Anda juga dapat menyisipkan endnote. Beda antara footnote dengan
endnote ialah footnote terletak pada bagian bawah halaman yang bersesuaian, sedangkan
endnote terletak di akhir dokumen.
Setelah Anda menekan tombol Ok, maka posisi kursor akan langsung menuju ke bagian
bawah halaman dimana Anda dapat memasukkan footnote yang Anda inginkan.
Jika Anda berada pada posisi teks yang mempunyai footnote, Anda dapat dengan mudah
membaca isi footnote tersebut dengan meletakkan cursor mouse pada nomor footnote.
Jika Anda ingin menuju ke footnote, maka tekan dua kali tombol mouse kiri pada nomor
footnote. Anda dapat menghapus footnote hanya dengan menghapus nomor footnote pada
teks.
Berpindah Halaman
Ada 2 macam :
1. soft page break – perpindahan halaman otomatis bila halaman sudah penuh
2. hard page break – pindah halaman baru walaupun halaman belum penuh dengan
cara CTRL+ENTER atau memilih menu Insert-Break, pilih Page break. Untuk
membatalkan tekan BACKSPACE atau DELETE.
Column
Make columns
Perintah yang digunakan untuk menjalankan column adalah tombol Column pada toolbar
atau menu Format-Columns. Sebelum melakukan perintah bagian teks yang akan dibuat
kolom haruslah diblok terlebih dahulu.
Preset - menentukan bentuk kolom, Number of Column – menentukan jumah kolom,
Width and Spacing – mengatur lebar kolom dan spasi atau jarak antar kolom, Equal
Column – untuk lebar kolom yang sama, Line Between – memberi garis batas antar
kolom.
Introduction to Section & Section Break
Section ialah suatu bagian dokumen yang mempunyai format tertentu yang berbeda
dengan yang lain. Misalnya dalam suatu dokumen ada naskah yang mempunyai format 2
kolom, sedangkan di bagian yang lain pada dokumen yang sama, terdapat naskah yang
mempunyai format 3 kolom. Untuk bisa memformat dokumen menjadi 2 atau lebih
bagian seperti contoh di atas, dibutuhkan adanya section. Pada section yang berbeda,
dokumen dapat mempunyai format yang berbeda pula.
Untuk mengganti section pada dokumen, dapat digunakan menu Insert-Break… pada
bagian Section Breaks.
Pada bagian Section breaks terdapat empat pilihan yaitu Next Page, Continuous, Even
Page, Odd Page. Next Page untuk meletakan section berikutnya berada pada halaman
yang berbeda. Continuous digunakan bila tidak diperlukan pemindahan halaman untuk
section berikutnya. Even Page dan Odd Page digunakan untuk menempatkan section
berikutnya pada halaman genap atau ganjil berikutnya.
Contoh dokumen yang menggunakan Section Break :
Tabel
Menggambar tabel
Untuk menggambar table pilih menu Table – Draw Table
Icon Draw Table untuk mengaktifkan pointer pensil untuk membuat table dan Erase
untuk menghapus garis table.
Insert Table
Membuat table dengan format yang telah tersedia sehingga tidak perlu menggambar satu
persatu kotak/sel.
Formatting Table
Pada window diatas tab AutoFormat untuk menentukan bentuk tampilan table.
Insert Row, Column
Klik menu Table-Insert-columns to the Left (menambah kolom di sebelah kiri) atau
Table-Insert-Columns to the Right (menambah kolom di sebelah kanan) atau Table-
Insert-Rows Above (menambah baris diatas) atau Table-Insert-Rows Below menambah
baris dibawah.
Delete Row, Column
Pilih menu Table-Delete-Column atau Table-Delete-Row untuk menghapus baris ataupun
Kolom
Sorting
Untuk mengurutkan data yang terdapat dalam table pilih menu Table-Sort dengan model
pengurutan naik atau turun.
5.Insert Object
Microsoft Word menyediakan fasilitas untuk menyisipkan data yang diperoleh dari
program lain dengan menggunakan menu Insert-Object…
Pilihlah jenis data yang akan digunakan dalam dokumen dan jenis data yang ada
bergantung pada jenis program yang terdapat dalam computer.
Display as Icon digunakan untuk menampilkan data yang kita masukkan sebagai icon,
sehingga tidak terlihat isi data tersebut sebenarnya.
Salah satu jenis data yang sering digunakan adalah Microsoft equation yang dapat
digunakan untuk mengetikkan rumus-rumus matematika dengan lebih mudah daripada
yang biasanya menggunakan symbol atau karakter khusus. Dengan cara Insert-Object tab
Create New pilihlah Microsoft Equation. Akan muncul window baru (hampir sama
dengan tampilan normal hanya ada perbedaan pada toolbarnya).
Untuk mengubah style atau bentuk huruf, pilih menu Style pada Microsoft Equation
Editor, Style Text untuk mengubah bentuk rumus menjadi teks, Style Math untuk
penulisan rumus matematika.
Mail Merge
Jika anda bermaksud mengirim
surat undangan kepada beberapa
rekan, biasanya isi surat
undangan tersebut sama hanya
saja identitas rekan yang anda
tuju berbeda. Untuk memenuhi
hal ini, anda tidak perlu
membuat surat undangan
tersebut sejumlah rekan anda,
tetapi anda cukup membuat satu
dokumen sumber, dan
selanjutnya microsoft word yang
akan membuat dokumen tersebut
menjadi banyak sejumlah rekan
yang akan anda kirimkan surat
tersebut dengan masing-masing
dokumen mempunyai identitas
yang berbeda-beda, tetapi isinya
tetap sama.
Untuk dapat memanfaatkan fasilitas ini, anda dapat memilih menu Tools – Letters and
Mailing – Mail Merge. Setelah memilih menu, pada sebelah kanan editor anda akan
muncul Mail Merge wizard seperti gambar di atas.
Langkah-langkah pembuatan mail merge ini sudah disusun oleh microsoft word sehingga
untuk pembuatan tersebut anda cukup menjalankan langkah berurutan mulai langkah
pertama sampai dengan langkah keenam
Langkah Pertama adalah memilih tipe surat yang akan dibuat. Ada lima macam tipe
surat yang disediakan, yaitu: Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels dan Directory
Pada Langkah Kedua ini dokumen utama yang akan diproses dapat dipilih, misal jika
anda hendak membuat surat undangan, maka dokumen utama ini ialah isi surat undangan
anda tersebut. Ada tiga pilihan, yaitu: dokumen yang sedang aktif sekarang, template
dokumen yang telah dibuat sebelumnya atau memanggil file dokumen lain.
Langkah Ketiga digunakan untuk membuat atau memilih daftar penerima dari surat
yang akan anda buat. Daftar ‘Recipients’ ini ialah data yang berupa identitas rekan-rekan
anda yang hendak anda kirim surat undangan tersebut. Ada tiga pilihan yaitu:
Menggunakan daftar penerima surat yang telah dibuat sebelumnya, menggunakan list
‘contact’ pada aplikasi MS Outlook atau membuat list penerima surat baru.
Langkah selanjutnya, yaitu Langkah Keempat untuk menulis dan menyusun format
surat yang akan anda buat. Pada langkah ini posisi daftar penerima surat yang akan
digabung (merge) dalam dokumen dapat diatur. Selain itu anda dapat pula mengatur
bentuk salam pembuka dan item – item lain yang ingin digabung.
Dalam Langkah Kelima, hasil dokumen surat yang telah anda buat dan digabung dengan
list penerima surat dapat dilihat kembali (Preview).
Pada langkah terakhir, yaitu Langkah Keenam, anda diberi pilihan untuk langsung
mencetak dokumen surat yang telah dibuat, atau meng-edit ulang setiap surat yang
dihasilkan oleh proses Mail Merge ini.
Untuk pertama kali membuat mail merge, anda dapat memilih menu Tools – Letters and
Mailing – Mail Merge, yang akan memunculkan Mail Merge wizard disebelah kanan
editor anda. . Untuk pembuatan surat biasa, anda dapat memilih radio button ‘Letters’.
Kemudian tekan ‘right click’ pada ’Next: Starting document’ yang ada pada bagian
bawah wizard untuk menuju langkah selanjutnya.
Langkah Kedua ialah memilih dokumen utama
yang akan diproses. Pilih ‘Use the current
document’. Kemudian tekan ‘left-click’ pada ’Next:
Starting Select Recepient’ untuk menuju langkah
selanjutnya.
Langkah Ketiga ialah memilih atau membuat baru
list ‘recepients’ yang akan di-merge ke dokumen
surat. Pilih radio button ‘Type a new list’ (1),
kemudian left-click pada ‘Create…’. (2). Setelah
menekan
‘Create…’, maka
pada editor anda
akan muncul
window ‘New
Address List’.
Window ini
digunakan untuk
membuat daftar
‘recepients’ yang
akan di –merge
kedalam surat.
44
Bab 6. Mail Merge Page 45 of 52
Setelah mengisikan semua data dari recepient pertama anda dapat menekan tombol ‘New
Entry’ (1) untuk memasukkan data dari recepient kedua dan seterusnya. Tombol ‘Delete
Entry’ (2), digunakan untuk menghapus data recepient yang sekarang sedang aktif.
Sementara itu kelompok tombol – tombol pada kotak ‘View Entries’ (3) digunakan
untuk melihat dan mengatifkan elemen list recepient yang telah dibuat. Setelah anda
memasukkan data recepient, tombol ‘Cancel’ (4) di sebelah kanan bawah window akan
berubah nama menjadi ‘Close’, tekan tombol ‘Close’ bila anda telah selesai memasukkan
data – data dari semua recepient.
Selanjutnya akan muncul window ‘Save Address List’ untuk menyimpan list yang baru
dibuat. Berilah nama ‘coba’ untuk list anda, kemudian tekan ‘Save’
45
Bab 6. Mail Merge Page 46 of 52
Window ‘Mail Merge Recipients’ muncul dengan tujuan agar anda dapat memastikan
bahwa data – data recepients yang dimasukkan sudah benar. Tekan tombol ‘OK’.
Kemudian left-click pada text ‘Next: Write your letter’ yang ada pada wizard untuk
memproses langkah keempat.
Additional
Pilih menu Tools - Letters and Mailings - Envelopes and Labels – tab Envelopes.
Ketikkan alamat yang dituju pada Delivery Address dan nama pengirim pada Return
Address.
Untuk mencetak label pilih menu Tools - Letters and Mailings - Envelopes and Labels –
tab Labels.
7.1. Penyimpan Dengan Menggunakan Versi
Penyimapan berdasarkan versi pembuatan dokumen berguna untuk melacak perubahanperubahan
yang telah terjadi pada suatu dokumen. Jumlah file tetap satu tetapi terbagi
menjadi beberapa versi yang masing-masing dapat di;lihat kembali. Untuk penyimpanan
dengan versi ini, dapat menggunakan menu File-Versions…
Untuk menyimpan dokumen dengan versi, tekanlah tombol Save Now…, kemudian
masukkan comments. Comments ini berisikan keterangan singkat mengenai dokumen
yang disimpan berdasarkan versinya. Untuk membuka dokumen lagi cukup tekan Open.
Pada prinsipnya, dokumen yang telah disimpan dengan versi ini tidak dapat diubah hanya
dapat dilihat untuk melacak perubahan yang terjadi. Untuk melakukan perubahan dan
hendak menyimpan perubahan tersebut, dapat dimungkinkan hanya saja penyimpanan
tersebut tidak dapat menggantikan penyimpanan yang lama, tetapi Anda harus
menyimpannya dengan menggunakan nama file yang baru sehingga terbentuk dua file.
7.2. Mendefinisikan Toolbar Sesuai Dengan Keinginan
Seperti dijelaskan sebelumnya, kita dapat membuat toolbar sendiri dengan menggunakan
menu View-Toolbars-Customize…pilih New…
Masukkan nama toolbar lalu tekan Ok.
Drag & drop perintah yang ingin dimasukkan dari tab Commands pada window
Customize masuk ke dalam window toolbar yang telah dibuat.
Menyisipkan hyperlink
Hyperlink ini ialah suatu teks berwarna dan bergaris bawah atau gambar yang dapat
ditekan dengan mouse untuk menuju ke suatu file lain atau ke suatu lokasi tertentu pada
suatu file yang sama, ke halaman HTML yang terdapat pada World Wide Web atau ke
halaman HTML yang terdapat pada intranet. Hyperlink juga dapat menuju ke Gopher,
telnet, newsgroup dan FTP site.
Untuk menyisipkan hyperlink pada dokumen, digunakan menu Insert-Hyperlink… atau
menekan tombol keyboard Ctrl+K.
Blok kata/kalimat yang akan diberi hyperlinkn atau ketikkan pada Text to Display lalu
masukkan lokasi/dokumen tujuan pada Address atau pilihlah langsung pada kotak yang
terdapat di atas Address (bila tidak terdapat pada folder yang ada maka dapat dilihat dari
bafian Look In). Tetapi jika hendak menyisipkan lokasi yang berada pada file yang sama,
terlebih dahulu harus membuat bookmark pada dokumen, kemudian nama bookmark
tersebut dapat Anda isikan pada kolom Named location in file (optional).
Selamat Belajar ,semoga bermanfaat .Amin
